Como ter reuniões de equipa mais eficazes com apenas 4 partes…

As reuniões constituem um dos instrumentos de Comunicação e Gestão, e, quando realizadas de forma regular, asseguram um contato próximo com a equipa, atestando que todos estão a trabalhar sobre os mesmos objetivos, e que todos sabem o que se espera de cada elemento.

Acredito que, todo(a)s nós já experienciámos ser convocado(a)s para uma reunião onde sentimos que o nosso precioso tempo foi desperdiçado, pois não resultou em nada.

De facto, nem todas as reuniões produzem os resultados desejados, assim como nem todas são produtivas, eficazes.

Para que isto não aconteça e para que as reuniões não fujam do objetivo que as originou, elas precisam de ter uma agenda, uma estrutura eficaz.

Se quer melhorar as suas reuniões, tem de começar a usar o LION, um método que integra 4 etapas que lhe darão o controle da reunião com o máximo de benefício para todos os participantes.

As 4 partes do formato da reunião LION são muito simples:

Last week (semana anterior)
Issues (desafios)
Opportunities (oportunidades)
Next week (semana que vem)

Comece já a ter reuniões eficazes

Para utilizar o LION, primeiro tem de criar uma reunião de equipa semanal e assegurar-se que todos os elementos compreenderam a necessidade de participarem e de entregarem os contributos individuais durante a mesma.

É importante que esta reunião fique configurada nas agendas de todos os participantes, no mesmo dia e hora da semana, criando-se assim a consistência necessária ao funcionamento do LION.

A explicação do conceito e o destaque de alguns parâmetros deve acontecer antes da reunião para que todos os participantes venham preparados com a sua contribuição, não esquecendo que devem seguir o formato LION, sempre que possível.

Implementar a prestação de contas pela equipa

O grande objetivo do LION é a promoção da responsabilidade de cada elemento da equipa, estimulando o foco e a ação dirigida para o que se espera a nível individual, como em termos de toda a equipa.

O LION possibilita também: 1. antecipar a ocorrência de problemas que, se não forem identificados a tempo para sua resolução, facilmente podem criar situações fora do controle, 2. elogiar quando for o caso. Todos sabemos que, com agendas muito preenchidas, é fácil não encontrar os momentos certos para se dar valor às pessoas, negligenciando a recompensa e o reconhecimento do sucesso.

Então, vamos olhar para o processo LION com mais detalhes.

Last week (semana anterior)

Neste ponto, todas as pessoas são questionadas sobre a semana que terminou relativamente aos seguintes aspetos:
* o que fizeram durante a semana passada? (se a reunião ocorrer às segundas-feiras)
Ou,
* o que disseram que iam fazer e o que aconteceu de fato?
* concretizaram ou apenas progrediram?
Se sim, qual foi o resultado?
Se não, por que não?

Todos os elementos da equipa devem ser encorajados a responder individualmente.

Issues (desafios)

Neste item, todas as pessoas são questionadas sobre:
* quais os desafios da semana anterior?
* como lidaram com os desafios?
* o que precisam para poder ultrapassar o desafio? (caso ainda não tenha sido ultrapassado)
* há lições que podem ser aprendidas por toda a equipa?

Se sim, partilhar

Este ponto é crucial na reunião LION, na medida em que:

1 estimula à troca de experiências no que toca à forma como se pode (ou deve) lidar com os desafios, definindo e alocando ações a alguém, sempre que necessário.

2 ajuda a garantir que os desafios ou questões potenciais sejam identificados e resolvidos sempre que possível, antes que se tornem um problema de maior dimensão.

Opportunities (oportunidades)

Esta parte, é especialmente importante para reuniões comercial e de projeto, na medida em que se identificam as oportunidades identificadas na semana anterior.

Perante o levantamento de oportunidades, importa perceber que ações serão necessárias, e se é preciso envolver mais alguém.

Next week (semana que vem)

Nesta parte, apresenta-se a agenda de cada pessoa para a próxima semana (que será a semana em curso se a reunião for à segunda-feira), e consegue-se perceber que o que dizem que vão fazer, servirá de inputs para a próxima reunião LION.

Nota: o objetivo não é descrever tudo o que irão fazer em cada dia da semana, mas sim os objetivos principais que se propõem atingir, assumindo a pessoa esses compromissos, e que, serão posteriormente alvo de prestação de contas.

Ao correr cada etapa da reunião LION, deixe os colaboradores falarem e, só depois, dê a sua opinião, antes de passar para a próxima etapa.

Para obter mais dicas sobre como conduzir uma reunião de equipa eficaz, ou se precisar de ajuda para implementar o LION com a tua equipa, ou qualquer outro aspeto relacionado com a liderança e/ou gestão da equipa, é só entrar em contato comigo para uma sessão de esclarecimentos clicando AQUI