11 Passos para lidar com um cenário de Pandemia Económica

Tem um negócio que está em risco de ser fortemente impactado pelo surto do novo coronavírus? Não sabe o que fazer para evitar consequências graves nas contas da sua empresa? Teme que, com o número de casos em Portugal a aumentar e o impacto nas empresas a prever-se cada vez maior, o seu negócio entre em queda abrupta? Keep calm and don’t panic!  Esta é a altura de (ainda mais do que normalmente) planear e atuar, focando-se naquilo que pode fazer e não naquilo que não controla. Neste artigo, os nossos coaches apresentam-lhe 11 dicas para lidar com um cenário de pandemia económica.

1.Comunicar diariamente

A comunicação tem que ser sempre trabalhada a nível institucional, mas em época de crise é preciso fazê-lo de forma diferente: comunicação de crise.

Em primeiro lugar, devemos reunir um gabinete de crise, que deverá elaborar um plano de comunicação de crise, e é a partir dele que devem ser emanados todos os comunicados, quer para os nossos públicos internos quer para os externos, de uma maneira clara, transparente e muito assertiva.  Informar os nossos stakeholders; todos os que interagem connosco, das medidas que estamos a tomar e como contamos com a sua colaboração; dar a conhecer aquilo que estamos a fazer e aquilo que esperamos deles, numa interação produtiva e eficaz. Aliás, não podemos esquecer que a comunicação que fazemos para os nossos públicos internos e externos é diferente da comunicação concisa e regular que temos que fazer para os media, não esquecendo a especificidade das redes sociais.

O gabinete de crise deve selecionar um porta-voz, que vai garantir o fluxo comunicacional aberto, honesto e transparente, baseado em factos e demonstrando o compromisso e a empatia tão necessários face aos novos desafios.

2. Ser positivo

“Keep calm, don’t panic!” é certamente mais fácil dizer do que fazer. Mas em caso de elevado stresse, ficar positivo irá ajudar muito mais do que entrar em pânico. A verdade é que para além de recear o vírus em si, devemos recear principalmente o impacto económico que este irá provocar. Todos estamos a enfrentar as mesmas circunstâncias, clientes e concorrência, logo, é essencial pensar a médio e longo prazo e repensar o negócio. Repensar o negócio e diversificá-lo são algumas das opções.

“A vida é 10% o que nos acontece e 90% a forma como reagimos” (John Maxwell). Por isso, é preciso enfrentar a dura realidade, agir, reagir no momento e manter a calma. 

3. Ter consciência do Ciclo Económico

Os ciclos da economia acontecem em períodos de sete a dez anos. Comparando com as estações do ano, temos estado, nos últimos tempos, no período do verão.  Estamos agora no outono! Quanto tempo vai durar? Depende da propagação do vírus.

Perante uma situação extraordinária, devem ser tomadas medidas extraordinárias. O impacto será enorme em todo o mundo, mas, seguramente, o inverno vai ser mais curto que o de 2008 e a seguir virá novamente a primavera. Todos os indicadores apontam para um período de outono e inverno entre 30 e 90 dias. No máximo, em 90 dias, estaremos novamente na primavera do ciclo económico.

4. Mudar

Em tempos de crise, não pode esperar para adaptar o seu negócio aos novos condicionalismos do mercado.

Tem de agir, já! Seja o primeiro a mudar, a inovar. Dê asas à sua criatividade! Não se feche no escuro, à espera que passe, que venham melhores dias, a ver como corre… Entre em ação hoje, pense fora da caixa e encontre o seu “papel higiénico”! Os negócios que se destacarem hoje e durante estas alturas difíceis serão os mais bem-sucedidos quando passar a tempestade e chegar a bonança.

5. Cortar custos

Tal como se podam as árvores com a chegada do outono, esta é a altura certa para cortar e/ou reduzir custos na sua empresa. Trata-se de garantir a sobrevivência da mesma, pelo que a prioridade deve ser eliminar e/ou reduzir custos já, de forma inteligente, flexível e minimizando repercussões negativas a médio-longo prazo!

Não gaste dinheiro desnecessário nesta fase, renegoceie com os seus fornecedores, tenha atenção às cobranças e desacelere ou adie projetos que não são fundamentais neste período.

O outro lado da Crise é a Oportunidade!

Esteja atento a tudo o que poderá fazer para aproveitar as oportunidades e pense fora da caixa, não se limite ao que a sua empresa tem vindo a fazer até aqui, pois neste momento pode perfeitamente encontrar um novo rumo, desenvolvendo áreas de negócio diferentes, porque não?

Se a sua empresa não faz parte do grupo de empresas que estão a viver um “boom” neste momento (farmacêuticas, produção de papel higiénico, de desinfetantes, etc.), pense no que poderá fazer para as assistir e as ajudar a crescer, durante este período tão delicado. Uma vez mais, pense fora da caixa, não se limite, procure parceiros se necessário, para que, conjuntamente, possam dar resposta às necessidades destas empresas!

6. Estender crédito 

Neste momento, deverá existir abertura por parte das entidades bancárias para que sejam minimizados os impactos na economia. Aproveite a oportunidade para:

✔︎ aceder a linhas de crédito

✔︎ aceder a cartões de crédito, não só para a empresa mas também a título pessoal

✔︎ refinanciar-se, se necessário

✔︎ procurar as taxas mais baixas, o mais rápido possível!

Se até agora nunca teve acesso a crédito, é a altura certa para entrar em contacto com o seu banco. Não perca tempo e tenha acesso a estes recursos antes que sejam alteradas condições e políticas. O acesso ao crédito poderá não ser necessário daqui a seis meses, mas durante este período dar-lhe-á a capacidade de fazer o que precisa de fazer na sua empresa para garantir a sua sobrevivência.

7. Cortar custos com pessoal

“Change as fast as possible, now!” Há muitas empresas que conseguem colocar as suas forças de trabalho a laborar em teletrabalho, mas as empresas que terão de fechar portas têm de analisar objetivamente o que fazer com a força de trabalho que não o conseguirá fazer.

O Governo está a preparar medidas, a comunidade europeia de igual forma. Informe-se bem sobre o que o Governo está a planear para ajudar as empresas que têm de fechar portas. Quem está a recrutar de momento, talvez faça sentido congelar o processo durante 30, 60 ou 90 dias. Aqueles cuja força de trabalho pertence a grupos de risco, devem obter baixa médica. Neste momento, sem clientes para servir, a formação em mudança e as sessões de brainstorm (em videoconferência) com a equipa para repensar o modelo de negócio podem ser uma opção.

8. Assegurar o trabalho a partir de casa (podem ser meses ou dias)

Nesta fase, temos duas opções: parar e ficar à espera que tudo se resolva ou experimentar novos métodos de trabalho, como, por exemplo, trabalhar a partir de casa! Isto pode significar o aumento da capacidade de resposta da sua empresa e o aumento da produtividade.

Para garantir o sucesso do trabalho a partir de casa, deve responder a estas cinco questões:

1. Quais as necessidades a nível tecnológico?
2. Como irá realizar as reuniões e relatórios com os seus clientes, fornecedores e equipa?
3. Quais os níveis de serviço que tem que garantir ao seu cliente no mundo online?
4. Como irá gerir a sua interação com o banco e com a correspondência que recebe no escritório?
5. Quais as plataformas que irá usar para garantir as comunicações da empresa?

Esta é uma oportunidade para trabalhar a partir de casa e entender os benefícios que pode trazer para a sua vida pessoal e profissional.  

Não se esqueça de criar uma nova agenda por defeito, onde deverá dedicar tempo para a família e para o tempo… Afinal de contas acabou de ganhar mais tempo, uma vez que não tem que perder tempo a deslocar-se para o trabalho… Dedique esse tempo à família e a si próprio.  

9. Garantir a entrega dos seus produtos ou serviços

Como pode garantir que o produto/serviço que vende possa ser entregue em casa? Tem de pensar como pode manter a entrega dos seus serviços/produtos por estafeta, por telefone ou mesmo online.

Se tem um restaurante, é possível fazer entregas? Como acondicionar as refeições? Treinar a sua equipa, é necessário? Que tipo de embalagens vai utilizar? E como fazer chegar as refeições aos clientes? Neste momento, as pessoas não vão ter consigo, é você que tem de ir ter com as pessoas. E a comunicação do que, e como, está a fazer agora? Como tem de ser feita? Como conseguir que tudo se mantenha em movimento?

Se realmente não pensar em como ser proativo nesta situação excecional, será ultrapassado. Se for reativo e não tiver um sistema de entregas, um sistema de embalamento, se não tiver tecnologia online, se não tiver a capacidade de realizar reuniões em videoconferência, tudo se pode complicar.

Se tiver um negócio em que as pessoas têm de vir até si, tem de pensar na higiene, na limpeza, como garantir que as pessoas se sintam seguras e comunicar isso mesmo. Não entremos em pânico, temos de manter a calma e, fundamentalmente, planear.

10. Repensar o Marketing e as Vendas

Uma coisa é certa: cortar no marketing e vendas, não faz qualquer sentido – tem de ser a primeira coisa na agenda que deve pensar. A questão é que estes terão de ser adaptados: a sua comunicação e posicionamento deve ir ao encontro do mindset atual das pessoas.

Mais do que nunca, é fundamental medir o número de leads, conversão, venda média, compra repetida e margens, e ao mesmo tempo adaptar novas ofertas e conteúdo.

Sobre o conteúdo, existem pontos absolutamente críticos: agora é o momento das empresas pensarem “qual a minha missão e em que negócio estou verdadeiramente?”; o conteúdo que podem e DEVEM gerar nas redes sociais deve ser no contexto atual útil, pragmático e que ajude verdadeiramente as pessoas nesta fase. Se eu tenho um ginásio, que conteúdo ao nível do bem-estar, alimentação e fitness devo estar a colocar para ajudar as pessoas em casa?

Não se esqueça de uma coisa e pegando ainda neste exemplo anterior: muito provavelmente, os outros ginásios vão paralisar e esperar mas acrescentar verdadeiramente VALOR às pessoas nesta fase será fundamental para 1) Contribuir para um propósito maior 2) Garantir que a sua marca deixa isso mesmo: uma marca na cabeça das pessoas para quando voltarem a ir ao ginásio ou tiverem que escolher um.

Há, ainda, uma consequência natural de poucos apostarem em marketing nestas alturas: conseguem-se muito melhores preços e exposição!

Em termos de política comercial, é fundamental perceber que esta é uma altura mais do que nunca em que o CASH é rei, pelo que claro que se devem fazer descontos de pronto pagamento e promover o pagamento à cabeça.

O que importa, mais uma vez, não é o que não se pode fazer mas sim o que se pode fazer e no caso de marketing e vendas deve ser… já!

11. Potenciar as vendas repetidas

Manter os seus clientes atuais é vital. Certifique-se que comunica constantemente com os seus clientes, que lhes proporciona boas oportunidades de negócio focadas nas suas necessidades e trabalhe continuamente para que lhe continuem a comprar. Mostre-lhes como são importantes, queridos e valorizados. E tenha sempre presente, especialmente nas alturas mais difíceis, quem são os 20% dos seus clientes responsáveis por 80% da sua faturação.

12. Não esquecer o senso comum e a compaixão

“Underpromise, overdeliver”.

Nestas 11 dicas, temos uma 12.ª: agora mais do que nunca, é preciso gerir as expectativas dos nossos clientes e, sempre que possível, com ideias fora da caixa, surpreender os clientes, acrescentando valor. Não custa ser compreensivo, não custa ser positivo. De certeza que ajuda mais nesta situação do que ser agressivo ou pessimista.

Plan and don´t panic, stay positive.

Se ainda tem dúvidas sobre como lidar com um cenário de pandemia económica e precisa de orientação para planear e agir face ao novo surto de coronavírus, entre em contacto connosco. Temos uma equipa pronta a ajudá-lo a assegurar a rentabilidade e segurança do seu negócio. Para mais informações, envie um email para geral@actioncoachlisboa.pt.