6 Medidas para um bom controlo financeiro

Um dos principais desafios de grande parte dos nossos empresários, nomeadamente de micro e pequenas empresas, é o TEMPO, ou melhor… a falta dele!

Com as preocupações do dia a dia, os “fogos” que precisam apagar, o apoio à equipa (quando existe!), os clientes que reclamam, os pagamentos que têm de garantir e os recebimentos que tardam, o Estado que não espera… pouca é a disponibilidade para alocar tempo a várias áreas cruciais, nomeadamente a um controlo financeiro adequado, que lhe iria permitir uma melhor gestão da sua empresa e evitar uma série de preocupações como muitas das mencionadas.

Esta “indisponibilidade” ganha mais força quando o empresário não tem formação na área financeira e simplesmente interioriza que “não gosta de números e não percebe nada do que o contabilista lhe manda”.

Ora é aqui que o desafio tempo começa a interferir com a gestão da sua empresa e dá ênfase a um outro desafio bastante comum: DINHEIRO, que o pode levar à ruína!

Entre os erros mais frequentes praticados pelas micro e pequenas empresas, alerto-vos para estes quatro, diretamente relacionados com a área financeira:

1. Não têm plano de negócios. Não havendo um plano, não existem na maioria das vezes objetivos definidos nem a curto nem a longo prazo, estratégias a implementar, não conhecem o mercado-alvo onde se posicionar. Posto isto, não existe FOCO.
2. Misturam finanças da empresa com finanças pessoais, muitas vezes dando origem a uma descapitalização.
3. Tomam decisões sem dados suficientes para avaliar o impacto na saúde e nas contas da empresa. É inevitável ter um controlo detalhado de todas as despesas fixas e variáveis, de todas as receitas para poder avaliar qual o impacto futuro dessas decisões.
4. Contraem empréstimos para pagar despesas operacionais (fornecedores, impostos…). Se a empresa não consegue pagar as suas obrigações do dia a dia é necessário rever o plano. Empréstimos são uma excelente opção quando se trata de investimentos, não de despesas operacionais.

Na base de uma boa gestão, inevitavelmente está o conhecimento dos números da sua empresa. E não apenas os históricos, que esses já lá vão!

É de extrema importância, conhecendo a situação atual da empresa, conseguir preparar o futuro, identificando oportunidades e que lhe irão garantir a continuidade do negócio.

Neste artigo, vou-lhe falar de seis medidas a implementar que lhe garantem um ótimo controlo financeiro que lhe irá facilitar a gestão da sua empresa e tomar as decisões adequadas.

1. Conheça o seu breakeven point

Faça um levantamento de todos os seus custos, fixos e variáveis e identifique qual o valor de venda diário \ semanal \ mensal que precisa para fazer face a essas obrigações.

Sugiro que tenha também em consideração qual o lucro que pretende obter. Desta forma, estará focado num valor de venda que o garantirá!

• Implemente um mapa de tesouraria

Prepare um mapa de controlo de dinheiro que entra e sai das suas contas bancárias, a 13 semanas. Tenha em consideração todos os recebimentos que prevê obter e todas as suas obrigações, ao longo das semanas futuras.

Esta ferramenta dá-lhe a perspetiva de um eventual momento onde a conta possa ficar a descoberto, permitindo-lhe antecipadamente coordenar novos prazos de pagamento com fornecedores, reforçar as estratégias de cobranças ou na área comercial, que lhe permitam incrementar o volume de vendas e o recebimento de dinheiro.

• Conheça o seu cash gap

Controle o número de dias entre o prazo médio de pagamento e o prazo médio de recebimentos e implemente estratégias para reduzir esse gap. Esse é o número de dias em que você está a “financiar” o seu cliente, sendo que muito provavelmente terá obrigações a pagar, como, por exemplo, o IVA das faturas emitidas.

• Conheça as suas margens brutas

Saiba exatamente que margem tem em cada gama de produto, quais os produtos que lhe libertam mais margem e quais os que precisa de tomar medidas para a reforçar ou até mesmo decidir deixar de comercializar esse produto!

• Faça um orçamento anual e controle a demonstração de resultados e o balanço

Solicite a colaboração do seu contabilista e analise, mensalmente ou trimestralmente, os relatórios financeiros. Compare os resultados alcançados com os previstos por si e analise os desvios para perceber o que pode melhorar, implementar.

• Controle os KPI da sua empresa

Identifique quais os KPI mais importantes que lhe interessam analisar, para que possa garantir que está a ir no caminho certo.

Estes KPI não se cingem apenas a indicadores financeiros mas também a outros como, por exemplo, o número de leads, a sua taxa de conversão, o número de dias de envio de propostas…

A área financeira é um dos principais pilares de controlo que tem de estar fortalecido e que permitirá um crescimento sustentado, consistente e saudável a qualquer empresa.

Não se esqueça que… o que não se mede, não se gere e, se quer resultados diferentes, terá de fazer coisas diferentes!

Se quer aprofundar o seu conhecimento sobre este tema, junte-se a nós no próximo workshop FinanceRICH. Saiba mais aqui.

Estou à sua disposição para esclarecimentos e comentários quanto ao artigo, através do email susanabugalho@actioncoach.com