DISC – Como delegar tendo em consideração o perfil comportamental

O sonho de qualquer empresário é que o seu negócio funcione sem a sua presença obrigatória! Ter uma vida tranquila, sem stresse, poder tirar férias quando lhe apetece sem que o telefone esteja constantemente a tocar e sem ter de verificar a caixa de emails… Resumindo… ter tempo de qualidade para si e para a sua família, sem colocar em causa o funcionamento da empresa.

Pois tenho a dizer-lhe que este sonho não é uma utopia, pode mesmo concretizá-lo!

E é neste momento que se deve estar a questionar: “… Pois, pois… e qual é a fórmula mágica para que isso possa acontecer?”

A verdade é que há mesmo uma fórmula e não é mágica, precisa apenas de investir tempo e dedicação para desenvolver cada um destes passos e aplicar uma metodologia de gestão que permita o crescimento consistente do seu negócio:

– Sistematizar todas as áreas do seu negócio. Todas as rotinas (que normalmente corresponde a cerca de 80% do que fazemos) são sistematizáveis. Certifique-se que simplifica processos, fazendo mais com menos recursos.

– Definir a cultura da sua empresa: visão, missão, pontos de cultura. Podemos ter um negócio 100% sistematizado, com tudo muito claro de quem faz o quê, como e quando… Porém, se a nossa equipa não se identificar com a cultura da empresa e não viver os valores da mesma, em todos os comportamentos que adota no dia a dia, dificilmente teremos sistemas eficazes.

– Delegar! A única forma de “libertarmos” tempo, é delegando!

E é agora que lhe está a passar pela ideia: “Delegar?!? Impossível! Ninguém tem tanta atenção ao detalhe como eu! Vão levar anos até conseguirem fazer tão bem como eu faço”, ou: “Mas os clientes estão habituados a falar comigo, sou eu que estou a par das situações!”, ou ainda: “Mas se deixo de ser eu a fazer, perco o controlo!”

Mas já pensou que, sendo outra pessoa a fazer o processo, poderá encontrar uma forma mais eficaz, mais rápida, alcançando o mesmo ou um melhor resultado? 

E há um aspeto importantíssimo quando pensamos em delegar: delegar não é abdicar. Não é passar a tarefa a um colaborador e descurar.

Para delegar com confiança, e minimizando os riscos associados, é preciso:

1. Criar o sistema relacionado com a tarefa;
2. Formar o novo colaborador que vai assumir a responsabilidade de a executar;
3. Acompanhar e monitorizar o colaborador.

E delegar a quem? E como vou delegar?

O momento em que está a delegar em alguém uma tarefa, cuja responsabilidade até ao momento era sua, deve ser planeado e preparado, tendo em atenção o perfil da pessoa a quem irá delegar.

Já anteriormente escrevi sobre o perfil comportamental DISC (leia aqui) e da enorme importância desta ferramenta, em várias áreas, nomeadamente na gestão de equipas.

Pois bem, este é mais um momento em que pode e deve utilizá-la!

Numa primeira avaliação, é conveniente identificar a pessoa ideal, quer pelo tipo de tarefas que já executa, que podem estar associadas à nova tarefa a assumir, quer pelo seu próprio perfil DISC.

Numa segunda fase, precisamos de transmitir esta decisão e toda a informação associada da melhor forma, garantido que o colaborador entende o pretendido e se mantenha motivado e tranquilo. Indico abaixo algumas dicas, a ter em conta consoante o perfil comportamental:

Delegando a um “D” (dominância)

• Diga-lhe qual é o resultado esperado, o “bottom line”, e deixe-o trabalhar, pois tem uma postura independente e proativa.
• Para que seja mais eficiente, dê-lhe parâmetros, guidelines e deadlines.
• Não ocupe demasiado tempo com explicações de todo o processo, e aproveite a oportunidade, porque muito provavelmente esta pessoa vai desenvolver um novo processo muito mais célere e eficaz!

Delegando a um “I” (influência)

• Explique de forma clara o processo, preferencialmente por escrito, com regras simples que têm de ser cumpridas, para garantir que o mesmo é finalizado.
• Normalmente os “I” elevados são criativos e terão inúmeras ideias de como executar essa tarefa, mas provavelmente não terão os meios para as conseguir pôr em prática. Precisam da sua orientação para garantir que essas ideias são concretizadas e que o resultado final é alcançado.
• Expresse agradecimento e reconhecimento pela dedicação a este projeto e refira que é muito importante para a empresa; os “I” precisam de reconhecimento.

Delegando a um “S” (estabilidade)

• É possível que se verifique alguma “relutância” em aceitar fazer um trabalho que até então não lhe estava atribuído. Faça um apelo pessoal à sua lealdade, ao espírito de equipa e de cooperação.
• Não espere novas ideias, pelo contrário, será preciso que lhe explique todo o sistema, que lhe indique os deadlines e que lhe dê todo o suporte necessário, pois este colaborador não gosta de sair da sua zona de conforto, e precisa de sentir que está tudo controlado para se poder concentrar e avançar.

Delegando a um “C” (conformidade)

• Disponibilize-se para lhe explicar todos os detalhes do processo e a responder a todas as questões que irão surgir. Quanto melhor ele entender os detalhes, melhor irá desempenhar essa sua nova tarefa.
• É um perfeccionista, pode confiar plenamente no resultado final, porém não se esqueça de clarificar quais os prazos a cumprir!

Comece hoje mesmo a sistematizar a sua empresa e a preparar a sua liberdade! Estou certa de que sozinho o conseguirá, porém, e se considera o seu tempo um bem precioso, com um business coach irá mais rápido. Estou disponível para esclarecer qualquer questão e explicar-lhe como funciona a metodologia da ActionCoach no seu negócio, contacte-me através do email susanabugalho@actiocoach.com.